Colombiacode S.A.S.
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Correo electrónico: gerencia@colombiacode.com
En Colombiacode S.A.S., reconocemos la importancia de la privacidad y la protección de los datos personales de nuestros clientes, empleados, proveedores y demás terceros con quienes mantenemos relaciones comerciales. Este Aviso de Privacidad tiene como propósito informar de manera clara y transparente cómo recopilamos, utilizamos, almacenamos y protegemos sus datos personales, de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables en Colombia. Nuestro compromiso es garantizar que la información personal que nos confía sea tratada con la máxima diligencia, seguridad y respeto, asegurando que sus derechos sean siempre protegidos y respetados.
Este documento está diseñado para proporcionar una comprensión detallada de nuestras prácticas en materia de protección de datos y para que usted, como titular de los datos, conozca sus derechos y las garantías que le ofrecemos. Al utilizar nuestros servicios, usted acepta las prácticas descritas en este Aviso de Privacidad.
El tratamiento de datos personales en Colombiacode S.A.S. se encuentra estrictamente regulado por un conjunto de leyes y normativas que buscan proteger la privacidad de las personas y asegurar el uso adecuado de su información. La Ley 1581 de 2012 establece los principios generales para la protección de datos personales en Colombia, definiendo las obligaciones de los responsables del tratamiento y los derechos de los titulares. Adicionalmente, el Decreto 1377 de 2013 complementa esta ley, proporcionando disposiciones específicas sobre el manejo de datos personales en el contexto de comunicaciones electrónicas.
La Ley 1266 de 2008 sobre Habeas Data financiera también es relevante, ya que regula el manejo de información financiera y crediticia de los individuos. Además, en situaciones donde se realicen transferencias internacionales de datos, Colombiacode S.A.S. cumplirá con las Normas Internacionales de Protección de Datos, garantizando que los datos sean tratados de acuerdo con estándares globales de seguridad y privacidad.
Internamente, Colombiacode S.A.S. ha desarrollado Reglamentos Internos que establecen procedimientos y políticas específicas para la gestión de la privacidad y la protección de datos, asegurando así el cumplimiento continuo con las normativas vigentes y promoviendo una cultura organizacional orientada hacia la protección de la información personal.
Para facilitar la comprensión de este Aviso de Privacidad, es fundamental definir algunos términos clave que se utilizan a lo largo del documento.
Datos Personales se refiere a cualquier información que permita identificar a una persona natural, ya sea directa o indirectamente. Esto incluye, pero no se limita a, el nombre completo, número de documento de identidad, dirección de residencia, correo electrónico y número de teléfono.
Datos Sensibles son aquellos datos personales que, por su naturaleza, requieren una protección especial debido a que pueden afectar la intimidad del titular o dar lugar a discriminación. Ejemplos de datos sensibles incluyen información sobre la salud, creencias religiosas, afiliación política, origen étnico y orientación sexual.
El Titular es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento. Este tiene derechos reconocidos por la ley para controlar el uso y manejo de su información.
El Responsable del Tratamiento es Colombiacode S.A.S., la entidad que decide sobre el uso y manejo de los datos personales, determinando las finalidades y medios del tratamiento.
El Encargado del Tratamiento se refiere a cualquier persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales en nombre del responsable del tratamiento. Este puede incluir proveedores de servicios tecnológicos, empresas de outsourcing y otros terceros que colaboran con Colombiacode S.A.S. en el manejo de información personal.
El Consentimiento es la manifestación de voluntad libre, expresa e informada del titular para autorizar el tratamiento de sus datos personales con una o varias finalidades específicas. Este es un requisito fundamental para el tratamiento de datos, salvo en los casos en que la ley disponga lo contrario.
Finalmente, la Transferencia de Datos implica cualquier operación que permita la divulgación, transmisión, circulación o acceso a datos personales a terceros, ya sean dentro o fuera del territorio nacional. Esto incluye transferencias por motivos comerciales, operativos o legales.
En Colombiacode S.A.S., el tratamiento de los datos personales se lleva a cabo bajo una serie de principios fundamentales que buscan garantizar el respeto y la protección de la información de los titulares. Estos principios están alineados con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y constituyen la base de nuestras prácticas de manejo de datos.
El principio de Legalidad implica que todo tratamiento de datos personales se realiza conforme a las leyes y regulaciones vigentes, y siempre con la autorización previa del titular, salvo en los casos excepcionales contemplados por la ley.
El principio de Finalidad establece que los datos personales serán recolectados únicamente para propósitos legítimos, explícitos y claramente informados al titular en el momento de su recolección. Esto asegura que la información no sea utilizada para fines distintos a los originalmente pactados.
El principio de Libertad garantiza que el tratamiento de los datos se realice sin coacción o presión indebida sobre el titular, respetando su voluntad y decisiones respecto al uso de su información personal.
La Veracidad o Calidad de los datos es otro principio esencial, que obliga a Colombiacode S.A.S. a asegurar la exactitud, claridad, relevancia y actualización de la información personal. Esto implica que los datos deben ser correctos y estar actualizados para evitar errores o malentendidos en su uso.
El principio de Transparencia asegura que los titulares sean informados de manera clara y completa sobre el uso que se les dará a sus datos personales, promoviendo una relación de confianza y claridad entre la empresa y los individuos.
El principio de Acceso y Circulación Restringida limita el acceso a los datos personales únicamente a aquellas personas autorizadas y que requieren la información para cumplir con las finalidades establecidas. Esto previene el uso indebido o no autorizado de la información.
La Seguridad de los datos implica la implementación de medidas técnicas, humanas y administrativas que protejan la información personal contra accesos no autorizados, pérdida, adulteración o divulgación indebida.
Finalmente, el principio de Confidencialidad asegura que toda la información personal se maneje con reserva, manteniendo la confidencialidad y evitando cualquier tipo de divulgación no autorizada.
Estos principios guían todas las actividades de Colombiacode S.A.S. relacionadas con el manejo de datos personales, asegurando un tratamiento ético, seguro y conforme a la ley.
En Colombiacode S.A.S., recopilamos una variedad de datos personales que son necesarios para la prestación eficiente de nuestros servicios, la gestión administrativa y para mantener una relación transparente y efectiva con nuestros clientes, empleados y proveedores. La naturaleza de los datos recopilados varía dependiendo de la relación establecida y de las actividades que realizamos.
Recopilamos Datos de Identificación, tales como el nombre completo, número de documento de identidad, fecha de nacimiento y nacionalidad. Estos datos son esenciales para identificar y autenticar a los individuos con quienes interactuamos, asegurando que las transacciones y servicios se realicen de manera correcta y segura.
Asimismo, recopilamos Datos de Contacto, incluyendo dirección física, correo electrónico y número de teléfono. Esta información nos permite mantener una comunicación efectiva con los titulares, enviarles actualizaciones sobre nuestros servicios, responder a sus consultas y proporcionar soporte técnico cuando sea necesario.
En el ámbito laboral, recolectamos Datos Laborales como el cargo, departamento, información salarial e historial laboral de nuestros empleados. Estos datos son necesarios para la gestión de recursos humanos, administración de nómina y beneficios, así como para el desarrollo profesional dentro de la empresa.
Además, manejamos Datos Financieros, que incluyen información bancaria y datos de facturación. Estos datos son utilizados para procesar pagos, emitir facturas y gestionar las finanzas de la empresa de manera eficiente y transparente.
En relación con nuestros servicios, recopilamos Datos de Uso de Servicios, que abarcan información sobre cómo los clientes utilizan nuestros sistemas y servicios, datos de navegación y preferencias. Esta información nos ayuda a entender mejor las necesidades de nuestros usuarios, optimizar nuestros servicios y personalizar la experiencia de cada cliente, garantizando una atención más efectiva y adaptada a sus requerimientos específicos.
Adicionalmente, en ciertas circunstancias, Colombiacode S.A.S. puede recopilar Datos Sensibles, siempre que el titular otorgue su consentimiento explícito para su tratamiento y que se justifique la finalidad específica. Estos datos, debido a su naturaleza, son tratados con un nivel adicional de seguridad y confidencialidad, conforme a lo estipulado por la ley.
Es importante resaltar que la recopilación de estos datos se realiza de manera transparente y con el único propósito de cumplir con nuestras obligaciones contractuales, mejorar nuestros servicios y mantener una relación de confianza y respeto con todos los involucrados.
Los datos personales recopilados por Colombiacode S.A.S. serán utilizados exclusivamente para las finalidades para las cuales fueron recolectados, conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y demás normativas aplicables. A continuación, se detallan las principales finalidades para las cuales se utilizarán sus datos personales.
La principal finalidad del tratamiento de sus datos personales es la prestación de nuestros servicios de desarrollo de sistemas informáticos, servicios en la nube y soporte técnico de software. Utilizamos su información para diseñar, implementar y mantener soluciones tecnológicas que respondan a sus necesidades específicas, garantizando un servicio eficiente y de alta calidad.
Los datos recopilados también son utilizados para fines administrativos dentro de la empresa. Esto incluye la gestión de contratos, la administración de nómina y beneficios para nuestros empleados, así como la gestión de proveedores y contratistas que colaboran con nosotros en la ejecución de proyectos y servicios.
Con sus datos personales, Colombiacode S.A.S. puede enviarle información relevante sobre nuestros servicios, promociones, novedades y eventos. Esta comunicación tiene como objetivo mantenerlo informado sobre las mejoras y nuevas ofertas que puedan ser de su interés, facilitando una mejor experiencia como cliente.
Es imperativo para Colombiacode S.A.S. cumplir con todas las obligaciones legales y contractuales. Por ello, sus datos personales pueden ser utilizados para responder a requerimientos legales y judiciales, cumplir con obligaciones fiscales y administrativas, y asegurar el cumplimiento de normativas específicas del sector tecnológico.
Implementamos el tratamiento de sus datos personales con el fin de implementar medidas de seguridad informática, prevenir fraudes y actividades ilícitas, y garantizar la protección de nuestros sistemas y de la información que manejamos. Esto incluye la monitorización de accesos y el uso de tecnologías avanzadas para salvaguardar la integridad y confidencialidad de sus datos.
La información recopilada sobre el uso de nuestros servicios nos permite realizar análisis y estudios internos que contribuyen a la mejora continua de nuestros productos y servicios. Esto incluye la personalización de la experiencia del usuario, la identificación de áreas de mejora y la innovación en nuestras soluciones tecnológicas.
El tratamiento de datos también se orienta hacia la investigación y el desarrollo de nuevas tecnologías y soluciones. Utilizamos la información obtenida para explorar nuevas oportunidades de negocio, desarrollar productos innovadores y mantenernos a la vanguardia en el sector tecnológico, asegurando así la competitividad y relevancia de Colombiacode S.A.S. en el mercado.
En todas estas finalidades, Colombiacode S.A.S. se compromete a manejar sus datos personales de manera ética, segura y respetando en todo momento sus derechos como titular de la información.
Conforme a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, los titulares de los datos personales tienen una serie de derechos que les permiten controlar el uso y manejo de su información. Colombiacode S.A.S. respeta y garantiza el ejercicio de estos derechos, brindando mecanismos efectivos para su realización.
Los titulares tienen el derecho de solicitar a Colombiacode S.A.S. la información sobre el uso que se le está dando a sus datos personales. Esto incluye conocer qué datos están siendo tratados, con qué finalidad y quiénes son los destinatarios de dicha información.
Es posible que los datos personales que poseemos se encuentren desactualizados o incompletos. Los titulares tienen el derecho de solicitar la corrección de cualquier información que sea inexacta o que necesite ser actualizada, asegurando así la veracidad y calidad de sus datos.
Los titulares pueden solicitar evidencia de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales. Este derecho les permite tener constancia de que han otorgado su consentimiento para el uso de su información conforme a las finalidades descritas en este Aviso de Privacidad.
Los titulares tienen derecho a ser informados sobre el uso que se le da a sus datos personales, incluyendo detalles sobre las finalidades del tratamiento, las medidas de seguridad implementadas y los derechos que les asisten en relación con su información.
En cualquier momento, los titulares pueden revocar la autorización para el tratamiento de sus datos personales. Además, tienen la posibilidad de solicitar la eliminación de sus datos cuando consideren que no se están respetando los principios, derechos y garantías constitucionales y legales establecidos por la ley.
Los titulares pueden solicitar una copia completa de sus datos personales en un formato estructurado y de uso común. Asimismo, tienen el derecho de solicitar la transferencia de sus datos a otro responsable del tratamiento, facilitando así la portabilidad de la información conforme a sus necesidades.
Estos derechos son fundamentales para garantizar el control y la protección de la información personal de los titulares. Colombiacode S.A.S. se compromete a respetar y facilitar el ejercicio de estos derechos, proporcionando los mecanismos necesarios para su efectiva realización.
Para garantizar que los titulares puedan ejercer sus derechos de manera efectiva, Colombiacode S.A.S. ha establecido un procedimiento claro y accesible. A continuación, se detalla el proceso que los titulares deben seguir para solicitar la ejecución de sus derechos en relación con sus datos personales.
El titular puede presentar su solicitud de ejercicio de derechos a través de los siguientes canales:
La solicitud debe incluir la siguiente información para ser procesada adecuadamente:
Colombiacode S.A.S. se compromete a responder a la solicitud en los siguientes plazos, conforme a lo establecido por la ley:
La respuesta a la solicitud se proporcionará a través de los medios de contacto proporcionados por el titular, a menos que se acuerde otro medio de comunicación. Colombiacode S.A.S. se asegurará de que la información proporcionada sea clara, completa y comprensible para el titular.
En caso de que la solicitud presentada no sea clara, esté incompleta o no cumpla con los requisitos necesarios, Colombiacode S.A.S. podrá solicitar información adicional al titular. Este proceso busca asegurar que la solicitud sea procesada de manera eficiente y que se brinde una respuesta adecuada a las necesidades del titular.
El ejercicio de los derechos establecidos por la ley no generará costos para el titular, salvo en los casos en que se solicite la supresión de datos por requerimiento legal que implique gastos justificados, conforme a lo previsto en la normativa vigente.
Colombiacode S.A.S. garantiza que el ejercicio de los derechos de los titulares no generará represalias ni discriminación alguna. Cualquier intento de retaliación será tratado con la seriedad que corresponde, conforme a las disposiciones legales aplicables.
Este procedimiento asegura que los titulares puedan ejercer sus derechos de manera efectiva y transparente, fortaleciendo la confianza y la relación de respeto mutuo entre ellos y Colombiacode S.A.S.
La seguridad de la información es una prioridad para Colombiacode S.A.S., quien implementa una serie de medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos personales contra accesos no autorizados, pérdida, adulteración o divulgación indebida. A continuación, se detallan las principales medidas de seguridad que aplicamos para salvaguardar la información personal.
Colombiacode S.A.S. utiliza tecnologías avanzadas para garantizar la seguridad de los datos personales. Estas incluyen sistemas de autenticación y autorización para controlar el acceso a la información, así como tecnologías de encriptación para proteger datos sensibles tanto en tránsito como en reposo. Además, empleamos firewalls y software antivirus para proteger nuestros sistemas contra accesos no autorizados y amenazas informáticas, y realizamos copias de seguridad periódicas para prevenir la pérdida de información ante posibles incidentes.
La protección de los datos personales se refuerza mediante políticas internas que regulan el manejo de la información. Colombiacode S.A.S. establece directrices claras sobre quiénes tienen acceso a los datos, bajo qué condiciones y para qué finalidades. Asimismo, ofrecemos capacitación continua a nuestros empleados sobre principios de protección de datos, políticas de privacidad y manejo seguro de la información, asegurando que todo el personal esté alineado con nuestras prácticas de seguridad.
Para proteger la información física, Colombiacode S.A.S. restringe el acceso a sus instalaciones a personas autorizadas únicamente. Las áreas donde se almacenan datos personales cuentan con sistemas de control de acceso, y se mantienen bajo vigilancia constante mediante cámaras de seguridad.
En caso de que ocurra un incidente de seguridad que comprometa la confidencialidad, integridad o disponibilidad de los datos personales, Colombiacode S.A.S. cuenta con procedimientos establecidos para la detección, respuesta y mitigación de dichos incidentes. Esto incluye la identificación y evaluación del incidente, la contención y mitigación de sus efectos, y la notificación oportuna a las autoridades competentes y a los titulares afectados, conforme a lo estipulado por la ley.
Regularmente, Colombiacode S.A.S. realiza evaluaciones internas y auditorías externas para revisar la efectividad de las medidas de seguridad implementadas. Estas evaluaciones permiten identificar vulnerabilidades, corregir deficiencias y mejorar continuamente nuestras prácticas de protección de datos, garantizando así un nivel adecuado de seguridad acorde con los estándares internacionales y las normativas locales.
El panorama de seguridad informática es dinámico y en constante evolución. Por ello, Colombiacode S.A.S. se compromete a mantener actualizadas sus medidas de seguridad, adoptando nuevas tecnologías y prácticas recomendadas para enfrentar las amenazas emergentes y proteger de manera efectiva la información personal que manejamos.
En resumen, Colombiacode S.A.S. adopta un enfoque integral para la seguridad de la información, combinando medidas técnicas, administrativas y físicas que garantizan la protección de los datos personales contra cualquier tipo de riesgo o vulnerabilidad.
Colombiacode S.A.S. puede transferir o transmitir datos personales a terceros, ya sean personas naturales o jurídicas, tanto dentro como fuera del territorio nacional. Este proceso se realiza bajo estrictas condiciones que aseguran la protección de la información conforme a la normativa vigente.
Las transferencias de datos personales se realizarán únicamente bajo las siguientes condiciones:
Los datos personales pueden ser transferidos a distintos tipos de destinatarios, incluyendo, pero no limitados a:
En cada transferencia de datos, Colombiacode S.A.S. informará al titular sobre la identidad del destinatario, la finalidad de la transferencia y las garantías ofrecidas para proteger sus datos personales. Esta información será proporcionada de manera clara y transparente, permitiendo al titular entender cómo y por qué sus datos están siendo transferidos.
Los terceros receptores de los datos estarán obligados a:
Cuando Colombiacode S.A.S. realice transferencias internacionales de datos personales, se asegurará de que el país receptor ofrezca niveles adecuados de protección de datos conforme a las Normas Internacionales de Protección de Datos. En estos casos, se implementarán mecanismos adicionales de seguridad, como cláusulas contractuales tipo, para garantizar que la protección de los datos se mantenga en todo momento.
Colombiacode S.A.S. supervisa continuamente el cumplimiento de las condiciones de transferencia y transmisión de datos por parte de los destinatarios. Esto incluye la revisión de contratos, la realización de auditorías y la implementación de medidas correctivas cuando sea necesario, asegurando así que la protección de los datos personales se mantenga intacta en todas las transferencias realizadas.
En conclusión, Colombiacode S.A.S. gestiona las transferencias y transmisiones de datos personales con el máximo rigor, garantizando siempre la protección y el respeto de la privacidad de los titulares conforme a la legislación vigente.
Colombiacode S.A.S. reconoce la especial importancia de proteger los datos sensibles debido a su naturaleza delicada y al mayor riesgo de discriminación o daño personal que su manejo indebido puede causar. Por ello, se establecen medidas adicionales para el tratamiento de este tipo de información, asegurando su máxima confidencialidad y seguridad.
Colombiacode S.A.S. reconoce la especial importancia de proteger los datos sensibles debido a su naturaleza delicada y al mayor riesgo de discriminación o daño personal que su manejo indebido puede causar. Por ello, se establecen medidas adicionales para el tratamiento de este tipo de información, asegurando su máxima confidencialidad y seguridad.
Para el tratamiento de datos sensibles, Colombiacode S.A.S. requiere un consentimiento expreso, específico e informado del titular. Este consentimiento debe ser otorgado de manera libre y voluntaria, sin ninguna forma de coacción o influencia indebida. Además, se debe justificar la finalidad específica para la cual se están recolectando y utilizando estos datos.
El tratamiento de datos sensibles estará estrictamente limitado a finalidades específicas y legítimas, previamente informadas al titular. Esto puede incluir, por ejemplo, la personalización avanzada de servicios tecnológicos, la realización de estudios de mercado detallados o la implementación de medidas de seguridad adicionales. Cualquier uso fuera de las finalidades autorizadas por el titular estará prohibido, salvo que exista una base legal que lo respalde.
Dado el carácter sensible de estos datos, Colombiacode S.A.S. implementa medidas de seguridad adicionales para su protección. Esto incluye el uso de tecnologías de encriptación avanzada, controles de acceso más estrictos y protocolos de seguridad reforzados para prevenir cualquier tipo de acceso no autorizado, pérdida o divulgación indebida de la información sensible.
El acceso a los datos sensibles está restringido únicamente a personal autorizado y capacitado, quienes han sido sometidos a procesos de formación específicos sobre el manejo seguro y confidencial de este tipo de información. Además, se establecen estrictas condiciones de confidencialidad que deben ser cumplidas por todo el personal autorizado, garantizando así que los datos sensibles sean manejados con el máximo respeto y cuidado.
Colombiacode S.A.S. se compromete a no transferir datos sensibles a terceros, salvo que sea estrictamente necesario para cumplir con una finalidad específica y que cuente con el consentimiento expreso del titular. En caso de que una transferencia sea necesaria por requerimiento legal, se asegurará que el tercero receptor cumpla con los mismos estándares de protección y confidencialidad.
Para asegurar el correcto manejo de los datos sensibles, Colombiacode S.A.S. realiza auditorías internas periódicas que evalúan el cumplimiento de las políticas y procedimientos establecidos para su tratamiento. Estas auditorías permiten identificar posibles vulnerabilidades, implementar mejoras y garantizar que se mantenga un alto nivel de protección en todo momento.
El incumplimiento de las políticas de manejo de datos sensibles por parte de cualquier empleado o encargado del tratamiento de datos puede resultar en sanciones disciplinarias, así como en acciones legales conforme a la normativa vigente. Colombiacode S.A.S. mantiene una política de tolerancia cero frente al manejo indebido de datos sensibles, asegurando así la integridad y confianza de nuestros titulares.
En resumen, Colombiacode S.A.S. adopta un enfoque riguroso y proactivo en el manejo de datos sensibles, implementando medidas adicionales de seguridad y confidencialidad para proteger esta información crítica y garantizar el respeto de los derechos de los titulares.
Colombiacode S.A.S. se compromete a mantener los datos personales únicamente durante el tiempo necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados y para cumplir con las obligaciones legales que le son aplicables. Una gestión adecuada de la retención de datos es esencial para minimizar riesgos y asegurar el cumplimiento normativo.
El período de retención de los datos personales varía según la naturaleza de la información y la relación establecida con el titular:
Una vez cumplida la finalidad del tratamiento y transcurrido el período de retención establecido, Colombiacode S.A.S. procederá a la eliminación segura de los datos personales. Este proceso se realiza utilizando métodos que garantizan la irrecuperabilidad de la información, tales como la destrucción física de documentos y la eliminación segura de datos electrónicos mediante técnicas de sobreescritura o borrado definitivo.
Colombiacode S.A.S. realiza revisiones periódicas de sus bases de datos para asegurar que los datos personales no sean retenidos más tiempo del necesario. Estas revisiones permiten identificar información obsoleta o irrelevante, facilitando su eliminación o actualización conforme a las políticas de retención establecidas y a los cambios en la normativa legal.